Az Alapítvány céljának meghatározása
A. AZ ALAPíTVÁNY CÉLJA
A magyar kultúra támogatása és népszerűsítése Kanadában.
B. AZ ALAPíTVÁNY HOSSZÚTÁVÚ CÉLJA
Egy olyan jelentős pénzeszközökkel rendelkező alapítvány létrehozasa, amely hosszútávú forrást biztosít a kanadai magyar kulturális tevékenységek támogatására.
C. AZ ALAPíTVÁNY SZERVEZETE
1. A szervezet legalább hét, legfeljebb tizenkét tagú igazgatótanácsból áll, beleértve az elnököt, a titkárt és a pénztárost. Az Alapítvány minden tagja egy szavazatra jogosult. Minden megüresedett poszt betöltéséről az igazgatótanács dönt, kivéve az elnöki posztot.
2. A tagság meghívás által alakul és időtartama meghatározatlan ideig szól, mindaddig, amíg a tag teljesíti kötelezettségeit, és nem mond le, vagy a testület nem távolítja el. A tag akkor tekinthető lemondottnak, ha valamilyen okból nem tudja teljesíteni feladatait. A tagot - beleértve az összes igazgatósági posztot is - titkos szavazással a teljes igazgatósági tanács kétharmados többségével el lehet távolítani az elnök által erre kifejezetten erre a célra összehívott ülésen.
3. Az Igazgatóság jogkörébe tartozhat tiszteletbeli tagságot adni általában olyan magánszemélyek és szervezetek számára, akik adományozók és / vagy az Alapítvány támogatói, és jogokat és kiváltságokat nyújtanak ezeknek a tiszteletbeli tagoknak. A tiszteletbeli tagok nem rendelkeznek szavazati joggal.
4. Az Igazgatóság belátása szerint dönthet hogy évente közgyűlést tart a tagság számára, elsősorban az Alapítvány támogatása céljából.
5. Az alapítványnak nem célja nyereséget hozni a tagság számára, bármely nyereséget vagy egyéb tőkét kizárólag céljai előmozdítására használhatja fel.
D. AZ IGAZGATÓSÁG FELADATAI
1. Az Igazgatóság havi rendszerességgel ülésezik, hacsak másként nem dönt. További gyűléseket hirdethet meg az elnök, valamint az igazgatótanács 50% -a, legalább 5 nappal a tervezett gyűlés előtt.
2. A gyűlések a modern technika bármely eszközét (pl. videokonferencia) igénybe vehetik. Kvórum akkor van, amikor az igazgatóság minimum hat tagja, vagy az igazgatóság kétharmada jelen van.
3. Minden igazgatósági tag felelős azért, hogy aktívan részt vegyen a szervezet nevében történő döntéshozatalban és ennek során a lehető legjobb döntését gyakorolja.
4. Minden egyes testületi tag köteles a szervezet érdekeit személyes és szakmai érdekeik előtt tartani amikor döntéshozatali minőségében jár el a szervezet nevében. A szervezet érdekei előbbrevalók.
5. Az igazgatósági testület jogi felelősségébe tartozik annak biztosítása, hogy a szervezet megfelel minden szövetségi, tartományi és helyi törvényeknek és betartja küldetését.
6. Az Igazgatóság felelős a lehetséges adományozókkal való kapcsolat ápolásáért valamint az alapítvány népszerűsítéséért és támogatásáért a magyar és a kanadai közösségben.
7. Az Igazgatóság felelős az összes pénzügyi támogatási beadvány, kérés és esemény felülvizsgálatáért. A kérelmeket írásban kell benyújtani, és tartalmazniuk kell a tevékenység leírását és a kért támogatás felhasználásának magyarázatát. Kérvényminta a weboldalon lesz közzétéve.
8. Az Igazgatóság felelős az Alapítvány irányításáért, valamint az adománygyűjtő rendezvények és tevékenységek szervezéséért.
9. Az alapítvány alapsyabályzatát rendszeresen felül kell vizsgálni, módosításukhoz kétharmados többség szükséges. A módosítási javaslatokat írásban kell benyújtani legalább harminc (30) nappal az ülés és az értekezletre való meghívás előtt.
10. Az igazgatóság tagjai kötelesek bejelenteni minden közvetlen és/vagy közvetett érdeki összeférhetetlenséget az igazgatóság ügyeivel kapcsolatban és ki kell vonniuk magukat az érintett ügyekből és az ilyen konfliktusok miatti vitákból. Ez lehet a tag üzleti érdeke vagy egyéb szervezeteknél való tagsága, beleértve családtagjait és / vagy más jelentős munkáltatói vagy közeli munkatársait is, akik az ügynek köszönhetően előnyben részesülhetnek.
11. Az Igazgatóság szükség szerint ad hoc bizottságokat hozhat létre.
12. Az állandó vagy ad hoc bizottságok időről időre létrehozhatók, ha szükségessé válnak az igazgatóság munkájának folytatásához. Az ilyen bizottságok elnökét és tagjait az elnök nevezi ki, az elnök hiányában az igazgatótanács dönthet, döntésük elnöki döntéssel egyenrangú.
E. AZ IGAZGATÓSÁGI TAGSÁG KÖTELEZETTSÉGEI
Az igazgatósági tagok az alábbiakban előírt feladatokat és az alapitvanyi alapszabályban, valamint a parlamenti hatóságok által jóváhagyott egyéb feladatokat látják el.
Az elnök feladata:
Az elnök:
1. az igazgatótanács minden ülésén elnököl;
2. felelős és professzionális módon képviseli a szervezetet
3. kinevezi a különbizottságok elnökeit
4. teljesíti a szervezet vagy az igazgatótanács által kijelölt egyéb feladatokat.
A titkár feladatai:
A titkár:
1. nyilvántartásba veszi a szervezet és az igazgatótanács összes ülésének jegyzőkönyvét;
2. megörzi az összes dokumentumokat, beleértve a szervezeti szabályokat, a különleges szabályokat és az állandó szabályokat;
3. a szervezet, az igazgatótanács vagy az elnök irányítása szerint kezeli a hivatalos levelezést ;
4. elküldi a gyűlésre szóló meghivót minden tagnak (vagy más értesítési módszer szerint);
5. teljesíti azokat a feladatokat, amelyeket a szervezet, az igazgatótanács vagy az elnök kér.
6. fenntartja vagy delegálja a szervezet weboldalának karbantartását
A pénztáros feladatai:
1. az összes pénzeszköz letétkezelője, a szervezet irányítása szerint folyósítja azokat;
2. működési és rendezvény-költségek előkészítése
3. a számlák időben történő megfizetése
4. pontos bankadatok tárolása
5. naprakész könyvelés fenntartása
6. pénzügyi beszámoló benyújtása minden egyes szervezeti ülésen és az igazgatótanács kérésére;
7. az éves pénzügyi kimutatások elkészitése az igazgatóság felülvizsgálatára
8. bármilyen hivatalos pénzügyi dokumentumok elkészítése
9. egyéb feladatok elvégzése, amelyeket a szervezet, az igazgatótanács vagy az elnök rendelhet.
F. ADMINISZTRÁCIÓ
1. Az Alapítvány számlavezetést tart fenn egy elismert kanadai pénzügyi intézménynél a tőkekövetelmények működtetéséhez, valamint a rögtöni vagy rövid távú támogatáshoz szükséges pénzek kiutalásához.
2. Az Alapítvány az Investors Group Charitable Gifting Foundation programját fogja használni a hosszútávú befektetések és ajándékozás érdekében az I.G. CGF feltételeit betartva.
3. Az Igazgatóság évente, legkésőbb 90 nappal az Alapítvány pénzügyi éve után, nyilvánosságra hozza az összes ajándékozási tevékenységét.
4. Az Alapítvány pénzügyi éve december 31-ig tart.
G. AZ ALAPíTVÁNY FELOSZLÁSA
1. A szervezet feloszlatása esetén a maradék pénzalapot fel kell számolni és szét kell osztani olyan kanadai magyar kulturális szervezetek és magánszemélyek között, akiknek tevékenysége egybeesik és összhangban van az Alapítvány küldetésével a kormányrendeleteknek megfelelően. Az alapitvány tagjai nem részesülhetnek a felszámolásra kerülő pénzalapból.
2. A feloszlatást a testület kétharmados többségével kell jóváhagyni.
H. PARLAMENTI HATÓSÁG
A Roberts Rules of Order aktuális kiadásának szabályai az irányadók a szervezet munkájában ha nem ütköznek a szervezet szabályzatával, ezekkel a szabályzatokkal, bármilyen különleges a szervezet által elfogadott rendszabályok, valamint a szervezetre alkalmazandó olyan jogszabályok, amelyek nem engedélyezik ezen alapszabály rendelkezéseinek elsőbbségét.
I. ALÁÍRÁSOK
Ezeket a szabályzatokat az igazgatótanács formális indítványával aktualizálta és elfogadta 2017. augusztus 10-én.
Mission Statement
A. MISSION STATEMENT
To support and promote Hungarian culture in Canada.
B. VISION STATEMENT
To create a Foundation with significant financial assets which will provide perpetual funding to support Hungarian cultural activities in Canada.
C. STRUCTURE
-
The organization consists of a minimum of seven and maximum of twelve member Board of Directors including the Chair, Secretary and Treasurer. All officers of the Foundation each have one vote. A vacancy in any office, except president, shall be filled by the board of directors.
-
Membership is by invitation and the term indefinite, as long as the member fulfills their obligations and does not resign or is removed by the board. A member is deemed to have resigned when for any reason he/she is incapable of fulfilling their duties. A member, including all officers, can be removed from their position by secret ballot by a two-thirds majority of the full board membership at that time, at a meeting called specifically for that purpose by the Chair.
-
The Board can at its discretion, issue honourary memberships, generally to individuals and organizations who are benefactors and/or supporters of the Foundation, and offer rights and privileges to these honorary members. These memberships are non-voting.
-
The Board, at its discretion may hold an annual General Assembly for all members, primarily with the objective of promoting the Foundation.
-
The organization will be operated without purpose of gain for its members, and that any profits or other assets of the organization will be used solely to promote its objectives.
D. DUTIES OF THE BOARD OF DIRECTORS
-
The Board meets on a monthly basis, unless otherwise noted. Additional meetings can be called by the Chair, as well as by 50% of the board members, with at least 5 days written notice.
-
Meetings can employ any means of modern technology (ex: video conferencing). Quorum is the greater of a minimum of six members or two thirds of the Board membership.
-
Each board member has a responsibility to participate actively in making decisions on behalf of the organization and to exercise his or her best judgment while doing so.
-
Each board member must put the interests of the organization before their personal and professional interests when acting on behalf of the organization in a decision-making capacity. The organization’s needs come first.
-
Board members bear the legal responsibility of ensuring that the organization complies with the applicable federal, provincial, and local laws, and adheres to its mission
-
The Board is responsible for cultivating prospective donors as well as promoting and advocating the Foundation within the Hungarian and Canadian community.
-
The Board is responsible for reviewing all submissions, requests and events for financial support. Requests shall be submitted in writing, and include a description of the activity and explanation of the use of the funding requested. A sample form will be posted on the website.
-
In addition, the Board is responsible for the management of the Foundation as well as organizing fundraising events and activities.
-
Organization by-laws shall be reviewed on a regular basis, with a two-thirds majority required to amend them. The amendments must be submitted in writing at least thirty (30) days prior to the meeting and in the call to the meeting.
-
Board members shall declare all direct and/or direct conflicts on interest in board matters and recuse themselves from relevant board policy and discussions due to these conflicts. This shall also include the member’s business or other corporate affiliations, family and/or significant other, employer, or close associates who may stand to receive a benefit or gain.
-
The Board may create ad-hoc committees as needed.
-
These ad-hoc committees, standing or special, may be created from time to time deemed necessary to carry on the work of the board. The chair and members of such committees shall be appointed by the president, except that in the absence of the president, the board of directors may appoint the chair and members of a special committee, who shall be treated as though appointed by the president.
E. DUTIES OF OFFICERS
Officers shall perform the duties provided in this section and such other duties as are prescribed for the office in these bylaws and in the adopted parliamentary authority.
Duties of the President:
The president shall:
-
preside at all meetings of the board of directors;
-
represent the organization in a responsible and professional manner
-
appoint chairs of special committees and
-
fulfill such other duties as may be assigned by the organization or the board of directors.
Duties of the Secretary:
The secretary shall:
-
record the minutes of all meetings of the organization and the board of directors;
-
be custodian of all documents, including organization bylaws, special rules, and standing rules;
-
conduct correspondence as directed by the organization, the board of directors, or the president;
-
send a call of the meeting to each organization member (or some other method of notification);
-
fulfill such other duties as may be assigned by the organization, the board of directors, or the president.
-
maintain, or delegate maintenance of the organization’s website
Duties of the Treasurer:
The treasurer shall:
-
be custodian of all funds, disbursing them as directed by the organization;
-
preparation of operating and event budgets
-
pay bills in a timely manner
-
maintain accurate bank records
-
maintain up-to-date bookkeeping
-
present a financial statement at each organization meeting and as requested by the board of directors;
-
prepare the annual financial statements for review
-
preparation of any government related financial documents
-
fulfill such other duties as may be assigned by the organization, the board of directors, or the president.
F. ADMINISTRATION
-
The Foundation will maintain an account at a reputable Canadian financial institution for operating capital requirements, as well as funds allocated for immediate or near term gifting.
-
The Foundation will use the Investors Group Charitable Gifting Foundation program for long term investment and gifting and will abide by the I.G. CGF terms and conditions.
-
The Board will make public annually, no later than 90 days after the fiscal year end of the Foundation, all gifting activity.
-
The fiscal year end for the Foundation is deemed to be December 31st.
G. DISSOLUTION
-
In the event of the dissolution of the organization, the assets shall be liquidated and distributed to Hungarian Canadian cultural organizations and individuals whose activities coincide and align with the mission statement of the Foundation,in accordance with government regulations. No funds shall inure to the benefit of individual members.
-
A dissolution must be approved by a two thirds majority of the board
H. PARLIAMENTARY AUTHORITY
The rules contained in the current edition of Robert’s Rules of Order Newly Revised shall govern the proceedings of this organization in all cases to which they are applicable and in which they are not inconsistent with the bylaws of the organization, these bylaws, any special rules of order the organization may adopt, and any statutes applicable to this organization that do not authorize the provisions of these bylaws to take precedence.
I. SIGNATURES
These bylaws have been updated and accepted by a formal motion of the board on the 10th of August, 2017.